Исходные ссылки перекрывают конечную область excel

Исходные ссылки перекрывают конечную область excel

При работе с однотипными данными, размещенными в разных таблицах, листах или даже книгах, для удобства восприятия лучше собрать информацию воедино. В Microsoft Excel с этой задачей можно справиться с помощью специального инструмента, который называется «Консолидация». Он предоставляет возможность собрать разрозненные данные в одну таблицу. Давайте узнаем, как это делается.

Условия для выполнения процедуры консолидации

Естественно, что не все таблицы можно консолидировать в одну, а только те, которые соответствуют определенным условиям:

    • столбцы во всех таблицах должны иметь одинаковое название (допускается лишь перестановка столбцов местами);
    • не должно быть столбцов или строк с пустыми значениями;
    • шаблоны у таблиц должны быть одинаковыми.

Создание консолидированной таблицы

Рассмотрим, как создать консолидированную таблицу на примере трех таблиц, имеющих одинаковый шаблон и структуру данных. Каждая из них расположена на отдельном листе, хотя по такому же алгоритму можно создать консолидированную таблицу из данных расположенных в разных книгах (файлах).

  1. Открываем отдельный лист для консолидированной таблицы.

  • На открывшемся листе отмечаем ячейку, которая будет являться верхней левой ячейкой новой таблицы.
  • Находясь во вкладке «Данные» кликаем по кнопке «Консолидация», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».
  • Открывается окно настройки консолидации данных.

    В поле «Функция» требуется установить, какое действие с ячейками будет выполняться при совпадении строк и столбцов. Это могут быть следующие действия:

    • сумма;
    • количество;
    • среднее;
    • максимум;
    • минимум;
    • произведение;
    • количество чисел;
    • смещенное отклонение;
    • несмещенное отклонение;
    • смещенная дисперсия;
    • несмещенная дисперсия.

    В большинстве случаев используется функция «Сумма».

    В поле «Ссылка» указываем диапазон ячеек одной из первичных таблиц, которые подлежат консолидации. Если этот диапазон находится в этом же файле, но на другом листе, то жмем кнопку, которая расположена справа от поля ввода данных.

    Переходим на тот лист, где расположена таблица, выделяем нужный диапазон. После ввода данных жмем опять на кнопку расположенную справа от поля, куда был внесен адрес ячеек.

    Как видим, после этого диапазон добавляется в список.

    Аналогичным образом, добавляем все другие диапазоны, которые будут участвовать в процессе консолидации данных.

    Если же нужный диапазон размещен в другой книге (файле), то сразу жмем на кнопку «Обзор…», выбираем файл на жестком диске или съемном носителе, а уже потом указанным выше способом выделяем диапазон ячеек в этом файле. Естественно, файл должен быть открыт.

    Точно так же можно произвести некоторые другие настройки консолидированной таблицы.

    Читайте также:  Как добавить скрин в стим

    Для того, чтобы автоматически добавить название столбцов в шапку, ставим галочку около параметра «Подписи верхней строки». Для того, чтобы производилось суммирование данных устанавливаем галочку около параметра «Значения левого столбца». Если вы хотите, чтобы при обновлении данных в первичных таблицах обновлялась также и вся информация в консолидированной таблице, то обязательно следует установить галочку около параметра «Создавать связи с исходными данными». Но, в этом случае нужно учесть, что, если вы захотите в исходную таблицу добавить новые строки, то придется снять галочку с данного пункта и пересчитать значения вручную.

    Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

    Консолидированный отчет готов. Как видим, данные его сгруппированы. Чтобы посмотреть информацию внутри каждой группы, кликаем на плюсик слева от таблицы.

    Теперь содержимое группы доступно для просмотра. Аналогичным способом можно раскрыть и любую другую группу.

    Как видим, консолидация данных в Эксель является очень удобным инструментом, благодаря которому можно собрать воедино информацию расположенную не только в разных таблицах и на разных листах, но даже размещенную в других файлах (книгах). Делается это относительно просто и быстро.

    При сведении данных из различных однотипных отчетов, таблиц, диапазонов ячеек в один общий, сводный отчет можно использовать различные способы, от простых формул, до мощных и гибких инструментов по консолидации данных.

    Консолидация в Excel

    Объединение или сведение данных из разных диапазонов ячеек в один выходной диапазон, с использованием какой-либо функции (например, суммирования) называется консолидацией.

    Простой пример консолидированной отчетности — любой квартальный отчет, полученный суммированием трех месячных отчетов.

    Различают консолидацию по расположению и консолидацию по категориям. Различие заключается в степени упорядоченности исходных данных.

    Консолидация по расположению

    Для обобщения данных из различных таблиц, все эти таблицы должны быть одинаковыми.

    Консолидация по категориям

    Для сведения данных, расположенных в разном порядке, но имеющих одинаковые подписи строк и столбцов используется консолидацию по категориям значений.

    Сведение данных при помощи формул

    Консолидирование данных подразумевает использование какой-либо функции, например, сумма или произведение значений, поиск средних, минимальных и максимальных значений. Простой свод данных из нескольких однотипных таблиц можно сделать обычными, стандартными формулами при помощи функций «СУММ», «ПРОИЗВЕД», «МАКС», «МИН» и т.д.

    Стандартная консолидация

    Для решения задач по сбору разрозненных данных в обобщенную таблицу, существует специальный инструмент – «Консолидация» (кнопку можно найти на вкладке Данные/Работа с данными/Консолидация). Инструмент достаточно мощный, позволяет осуществлять консолидацию как по расположению, так и по категориям, имеет более десяти используемых функций, позволяет создавать связи с исходными данными. Все достаточно просто, нажатие на кнопку вызывает окно «Консолидация», в котором выбирается функция, создается список из диапазонов исходных данных. При нарушении очередности строк и/или столбцов в исходных диапазонах, задаются адреса диапазонов, включающие в себя подписи строк и столбцов, а также ставятся флажки в полях «Подписи верхней строки» и «Значения левого столбца».

    Читайте также:  Расчет относительного отклонения в процентах

    Консолидация при помощи надстройки

    При обработке больших объемов информации, использование формул и стандартной консолидации может быть неудобным. Формулы могут быть слишком громоздкими и в них легко может закрасться ошибка, диапазонов в списке для консолидации также может оказаться очень много, что сделает использование этого инструмента неприемлемым.

    Для решения задач, выходящих за рамки возможностей стандартных средств Excel, можно использовать надстройки – процедуры и функции, написанные на встроенном в приложения Microsoft Office, языке программирования. Надстройки легко интегрируются в приложения и расширяют их стандартные возможности.

    При помощи надстройки можно быстро консолидировать данные из большого количества рабочих книг, по различным листам и диапазонам.

    Надстройка позволяет:

    1. Быстро создавать список исходных рабочих книг для консолидации;

    2. Гибко настраивать листы, содержащие исходные данные, по их видимости, номерам, именам, наличию определенных значений и так далее;

    3. Задавать адреса на итоговом (активном) листе как для одного, так и для нескольких диапазонов ячеек;

    4. Выбирать одну из наиболее используемых функций (сумма, произведение, максимум, минимум);

    5. Выбирать тип сведения данных (по расположению или по категориям).

    Видео по сведению данных

    Способ 1. С помощью формул

    Имеем несколько однотипных таблиц на разных листах одной книги. Например, вот такие:

    Необходимо объединить их все в одну общую таблицу, просуммировав совпадающие значения по кварталам и наименованиям.

    Самый простой способ решения задачи "в лоб" — ввести в ячейку чистого листа формулу вида

    =’2001 год’!B3+’2002 год’!B3+’2003 год’!B3

    которая просуммирует содержимое ячеек B2 с каждого из указанных листов, и затем скопировать ее на остальные ячейки вниз и вправо.

    Если листов очень много, то проще будет разложить их все подряд и использовать немного другую формулу:

    =СУММ(‘2001 год:2003 год’!B3)

    Фактически — это суммирование всех ячеек B3 на листах с 2001 по 2003, т.е. количество листов, по сути, может быть любым. Также в будущем возможно поместить между стартовым и финальным листами дополнительные листы с данными, которые также станут автоматически учитываться при суммировании.

    Читайте также:  Макеты денег для печати

    Способ 2. Если таблицы неодинаковые или в разных файлах

    Если исходные таблицы не абсолютно идентичны, т.е. имеют разное количество строк, столбцов или повторяющиеся данные или находятся в разных файлах, то суммирование при помощи обычных формул придется делать для каждой ячейки персонально, что ужасно трудоемко. Лучше воспользоваться принципиально другим инструментом.

    Рассмотрим следующий пример. Имеем три разных файла (Иван.xlsx, Рита.xlsx и Федор.xlsx) с тремя таблицами:

    Хорошо заметно, что таблицы не одинаковы — у них различные размеры и смысловая начинка. Тем не менее их можно собрать в единый отчет меньше, чем за минуту. Единственным условием успешного объединения (консолидации) таблиц в подобном случае является совпадение заголовков столбцов и строк. Именно по первой строке и левому столбцу каждой таблицы Excel будет искать совпадения и суммировать наши данные.

    Для того, чтобы выполнить такую консолидацию:

    1. Заранее откройте исходные файлы
    2. Создайте новую пустую книгу (Ctrl + N)
    3. Установите в нее активную ячейку и выберите на вкладке (в меню) Данные — Консолидация(Data — Consolidate) . Откроется соответствующее окно:

  • Установите курсор в строку Ссылка(Reference) и, переключившись в файл Иван.xlsx, выделите таблицу с данными (вместе с шапкой). Затем нажмите кнопку Добавить(Add) в окне консолидации, чтобы добавить выделенный диапазон в список объединяемых диапазонов.
  • Повторите эти же действия для файлов Риты и Федора. В итоге в списке должны оказаться все три диапазона:
  • Обратите внимание, что в данном случае Excel запоминает, фактически, положение файла на диске, прописывая для каждого из них полный путь (диск-папка-файл-лист-адреса ячеек). Чтобы суммирование происходило с учетом заголовков столбцов и строк необходимо включить оба флажка Использовать в качестве имен (Use labels) . Флаг Создавать связи с исходными данными (Create links to source data) позволит в будущем (при изменении данных в исходных файлах) производить пересчет консолидированного отчета автоматически.

    После нажатия на ОК видим результат нашей работы:

    Наши файлы просуммировались по совпадениям названий из крайнего левого столбца и верхней строки выделенных областей в каждом файле. Причем, если развернуть группы (значками плюс слева от таблицы), то можно увидеть из какого именно файла какие данные попали в отчет и ссылки на исходные файлы:

    Ссылка на основную публикацию
    Инфопротектор как вытащить видео
    Суровая реальность защиты видео от скачивания. Многие инфобизнесмены очень переживают из-за того, что видео-уроки их платных курсов могут быть скачаны....
    Игрушка для дракончика kings bounty
    Опишу несколько приятных комбинаций: Для меня топ1, ибо орки ветерены обладают большими характеристиками, уроном, запасом хп и 20% уворотом на...
    Интегрированная ручка на холодильнике
    По сути, «интегрированная ручка» - это то, что вырезано в фасаде, а именно, в фасаде из МДФ, покрытого плёнкой, эмалью...
    Исправление ошибок на жестком диске windows 10
    Всё о Интернете, сетях, компьютерах, Windows, iOS и Android Как проверить диск на ошибки в Windows 10 и исправить их...
    Adblock detector